機密文書の廃棄方法や注意点は？ 安心して処分するコツを教えます！

1．機密文書の廃棄は重要性が高い

最初に、機密文書の種類や廃棄の重要性について見ていきましょう。

1-1．機密文書は企業機密と個人情報に関する文書

機密文書とは、企業機密や個人情報に関する重要文書のことです。たとえば、以下のような情報を含む文書は機密文書となります。

• 企業機密：製品の設計図・企画書・顧客台帳・各種契約書・経理関連書類・預金通帳など
• 個人情報：従業員名簿・健康診断結果・採用に関する情報・名刺など

1-2．きちんと廃棄する必要がある

機密文書の廃棄には、十分に注意する必要があります。万が一情報が流出した場合、社会的な信用を失ったり業績に悪影響を与えたりすることがあるからです。機密文書の廃棄は、極秘のうちに適切な方法で進めましょう。

2．機密文書の廃棄を社内で行う問題点は？

機密文書の廃棄を社内で行う場合、いくつかの問題点があります。

2-1．シュレッダーで処分するのが一般的

社内で機密文書を処分する場合、シュレッダーで処分するのが一般的です。シュレッダーで細かく裁断することで、判読不能にすることができます。コスパに優れ、簡単に処分できるのが大きなメリットです。ただし、完全に情報が消えるわけでなく、裁断後の紙片から内容が判別できることもあります。そのほか、社内に焼却施設があれば、焼却処分をする場合もあるでしょう。

2-2．情報漏えいが心配

社内で機密文書の廃棄を行う場合、情報漏えいが心配です。たとえば、シュレッダーで裁断中にほかの社員に見られる可能性があります。機密内容を目にした社員がほかの社員に話し、さらにほかの社員の耳に入って拡散してしまう可能性があるのです。また、シュレッダーのかけ方が雑だと、内容を読み取ることができます。シュレッダー後の紙片が悪意ある第三者の手に渡れば、すべての内容を知られてしまうリスクが高いでしょう。

2-3．作業効率が悪い

機密文書の廃棄を社内で行うと、作業効率が悪いのも大きなデメリットです。廃棄完了まで手間と時間がかかるため、人件費が高くつくことがあります。本業から離れることになるため、業務の埋め合わせに残業を伴うこともあるでしょう。作業に当たる人数が多く時間がかかるほど、会社にとって損失となります。

2-4．シュレッダーのメンテナンスが必要

シュレッダーで裁断する場合、掃除や不具合の対応など、シュレッダーのメンテナンスも必要になります。メンテナンスにかかる手間や時間・費用も見過ごせません。また、シュレッダーにも寿命があるため、数年単位で買い替えることになるでしょう。買い替えの費用もかかることを考えると、安上がりとは言えない場合もあります。

3．機密文書の廃棄を業者に頼むメリット・デメリット

機密文書の廃棄は、信頼できる業者に依頼することをおすすめします。おすすめのシチュエーションやメリット・デメリットを見ていきましょう。

3-1．業者に依頼するべきシチュエーションは？

以下のような場合は、業者に機密文書の廃棄を依頼するべきでしょう。

• 大量にあるため社内で廃棄すると効率が悪い
• 機密性が高く、完全に廃棄する必要がある

3-2．効率よく処分できることなどがメリット

業者に依頼すれば、大量の機密文書を効率よく廃棄できます。廃棄処分にかかる手間や時間を節約できるため、社員が本業に集中できるでしょう。また、信頼できる業者なら、情報漏えいのリスクもありません。さらに、溶解処分を選ぶことで資源リサイクルにもつながり、環境にやさしい点もメリットです。

3-3．廃棄費用がかかることなどがデメリット

業者に機密文書の廃棄を依頼すると、以下のようなデメリットがあります。

• 費用がかかる
• 悪質業者に注意する必要がある

デメリットを極力避けるためにも、信頼できる業者に依頼することが大切です。

4．業者による機密文書の廃棄方法

業者ではどんな方法で機密文書を廃棄しているか詳しく解説します。

4-1．廃棄方法は3種類ある

業者では、機密文書を以下のような3種類の方法で廃棄しています。それぞれメリット・デメリットを確認してください。

4-1-1．シュレッダーで裁断する

シュレッダーでの裁断は、機密文書の廃棄方法で最も手軽なものです。

メリット

• 大がかりな施設がいらない
• 少量の廃棄に向く

デメリット

• クリップなどを外す必要がある
• 情報を完全に消去できない
• リサイクルしづらい
• 情報流出のリスクが残る

4-1-2．専用施設で溶解処理する

機密文書を段ボール箱に密閉したまま専用施設に投入し、溶解する処分方法です。

メリット

• 再生紙に資源リサイクルできる
• 環境にやさしい
• 完全に廃棄できる
• クリップなどを外さなくていい

デメリット

• 回収・運搬の過程で紛失や盗難のリスクがある

4-1-3．焼却処分する

機密文書は、焼却施設で焼却処分することも可能です。

メリット

• 大量の書類でも簡単に処分できる
• 完全に廃棄できる

デメリット

• 資源リサイクルできない
• 環境汚染のリスクがある

5．機密文書の廃棄業者を選ぶポイント

機密文書の廃棄業者を選ぶときのポイントを詳しく見ていきましょう。

5-1．サービス内容や信用度をチェック

機密文書の廃棄を依頼するときは、業者のサービス内容や信用度をチェックしてください。たとえば、以下のようなことを確認しておきましょう。

• 廃棄証明書を発行している
• 不用品の処分も依頼できる
• 産業廃棄物収集運搬許可などを取得済み
• 所在地の住所や電話番号を自社ホームページに明記している

5-2．費用はリーズナブルか

リーズナブルな費用で処分できることも重要です。機密文書の処分費用は、経費として計上することになります。費用が高いのでは、利益を圧迫することになるでしょう。また、リーズナブルな費用で処分できれば、気軽に依頼しやすいのもメリットです。まずは、業者に見積もりをもらい、金額を確認してから正式に依頼することをおすすめします。なお、業者に依頼した場合の廃棄費用は、段ボール1箱につき1,500円～が目安です。

5-3．都合のいい回収方法か

業者に機密文書の処分を依頼する場合、都合のいい回収方法を選べるかどうか確認しておきましょう。業者の回収方法には、以下のようなものがあります。機密文書の量や廃棄タイミングを考え、どちらが都合がいいか検討してください。

• 段ボール箱に入った状態で、依頼がある都度回収
• 専用のカギつき回収ボックスを設置し、定期的に回収

いずれの場合も、業者が専用トラックで指定日時・場所により回収してくれます。

5-4．デジタルデータも廃棄できるか

デジタルデータの廃棄も可能か確認してください。機密文書は、ハードディスク・メモリーカード・CDなどの記録媒体に、デジタルデータとして記録されていることも多いでしょう。デジタルデータの廃棄は、専用機械で物理的に裁断する・強力な磁力を当てて読み込み不可とするなどの方法があります。

5-5．セキュリティー面がしっかりしているか

セキュリティー面がしっかりしている業者なら安心です。具体的には、以下のようなところを選びましょう。

• 箱車タイプのトラックを使用
• 段ボール箱のまま処理している
• 従業員の教育が行き届いている
• 情報漏えい保険に加入している

6．機密文書の廃棄に関するよくある質問

最後に、機密文書の廃棄に関する質問に回答します。それぞれ確認してください。

Q．機密文書を廃棄するタイミングは？
A．保管する必要がなくなったタイミングで速やかに廃棄しましょう。理由なく保管し続けると、情報漏えいのリスクが高まります。また、書類の保管スペースも圧迫するので早めの廃棄がおすすめです。

Q．シュレッダーで裁断した紙片はリサイクルしづらいのはなぜ？
A．紙の繊維が細かく裁断されているため、リサイクルコストが膨らむからです。

Q．機密文書が数枚だけの場合でも溶解するべきか？
A．確実に廃棄するためには、溶解をおすすめします。業者によって段ボール1箱から処分してもらえるので相談してみてください。

Q．溶解した機密文書はどんなものにリサイクルされる？
A．溶解後は製紙原料となり、再生紙トイレットペーパーなどにリサイクルされます。

Q．もしも情報漏えいが発覚したら業者に責任追及できる？
A．可能です。ただし、業者に機密文書を渡した後で情報漏えいがあったことを証明する必要があります。

まとめ

今回は、機密文書の廃棄について詳しく解説しました。機密文書は、万が一流出すると企業の業績や信用に大きな影響を与えます。そのため、確実に廃棄処分することが必要です。社内でも廃棄できますが、人件費や効率・セキュリティー面を考えると、業者に依頼することをおすすめします。ただし、依頼するときは信頼できる業者かどうかを調べてからにしてください。機密文書の廃棄実績が豊富にあり、セキュリティー面の配慮が行き届いている業者に依頼すれば安心です。