事務所の移転でお悩みの方!流れ・方法・手続きなどポイントをご紹介

事務所の移転は、家庭の引っ越しよりも数倍大変です。会社の規模や業務内容にもよりますが、従業員の数が多い分、荷物や仕事の道具もたくさんあります。また、オフィス家具やOA機器などもあるため移動も大変ですよね。さらに、さまざまな手続きも必要になります。そのため、「何から手を付けていいのかわからない!」と頭を抱えている人も多いでしょう。そこで、事務所移転の流れ・新旧の事務所でそれぞれやること・移転に伴う各種手続きなどの方法・不用品の処分方法などをご紹介します。

  1. 事務所の移転の流れを知りたい
  2. 旧事務所で移転までに行うこと
  3. 新事務所で移転までに行うこと
  4. 事務所の移転に伴う各種手続きについて
  5. 事務所の移転、不用品について
  6. 事務所の移転についてよくある質問

この記事を読んでいただければ、事務所の引っ越しに関する疑問やお悩みなどが解決できるでしょう。ぜひお役立てください。

1.事務所の移転の流れを知りたい

事務所の移転をスムーズに進めるためには、どのような流れになるのか、やらなければならないことを把握する必要があります。事務所の規模や業務内容などによっても詳細は異なりますが、ここでは一般的な事務所移転の流れをご紹介しましょう。

1-1.新事務所から旧事務所への移転の流れ

現在の事務所から新しい事務所に移転するときの主な流れは以下のようになります。

  1. 新しい事務所に求める条件(広さ・場所・家賃など)を決める
  2. 1に基づいて新しい事務所を探す
  3. 希望どおりの事務所が見付かったら、申し込みをして入居日などを決め契約をする
  4. 旧事務所の家主やビル管理会社に、解約予告(解約通知)をする
  5. 原状回復(※)はどこまで行えばいいのか、などを確認する
  6. 新しい事務所のレイアウトを決める
  7. 必要であれば内装工事やインフラ工事を行う
  8. 必要であれば事務所で使用する家具やOA機器などを選定して発注する
  9. 引っ越し日と引っ越し業者を決めて打ち合わせをする
  10. 社内用の引っ越しマニュアルを作成する
  11. 引っ越しをする
  12. 各種手続きを行う

それぞれの詳細は、この後の項で具体的にご紹介しましょう。

※原状回復:借りていた事務所をできるだけきれいにして、元の状態に戻すこと

2.旧事務所で移転までに行うこと

旧事務所で移転までに行うことは、事務所の規模・業務内容・従業員の人数などによって異なります。代表的なことをご紹介しましょう。

2-1.新しい事務所に移転する目的を決め物件を探す

新しい事務所を探す前に「何のために移転するのか」目的を明確にしましょう。一般的に、事務所の移転の目的としては以下が挙げられます。

  • 業務の拡大に伴い、広い事務所が必要
  • 企業イメージを上げるために、きれいな事務所が必要
  • 現在の事務所環境を改善したい
  • 新しい事務所で業務効率を上げたい

目的によって、現在の事務所よりも、新しい・広い・おしゃれ・環境がいい・駅に近いなど、条件は異なります。目的をはっきりしたほうが探す物件が絞られるでしょう。

2-2.旧事務所の解約をする

新事務所を探す前に、旧事務所の賃貸契約書で以下のことをしっかり確認してください。

  • 解約予告期間(一般的には3か月〜半年前に解約予告をする必要がある)
  • 敷金や委託金の返却時期

また、原状回復の条件や方法などについても、業者を探す必要があるのかなどを確認してください。新事務所が見付かり引っ越しのめどが立ちしだい、家主やビル管理会社に「解約予告」(解約通知)をします。

2-3.旧事務所の原状回復工事

原状回復工事を行う業者の手配をして、工事の発注をします。工事内容と費用の見積もりを取り、家主やビル管理会社に了承を得ておきましょう。

2-4.引っ越しの手配と準備の流れ

以下のことを進めてください。

  1. 引っ越し日を決めたら、引っ越し業者をリストアップして見積もりを取る
  2. 引っ越し業者を決めたら、作業内容を確認。廃棄物や不用品の引き取りが可能かなども確認する
  3. 引っ越しまでのスケジュール表を作り社内に配布する
  4. 引っ越し荷物のこん包を行う
  5. 引っ越し業者が廃棄物や不用品の処分をしない場合は、ほかの手段で処分をする

5の廃棄物や不用品の処分に関しては、後の項で詳しく説明します。

2-5.引っ越しスケジュール表に書くこととは?

引っ越しスケジュール表では、主に以下のことを書き皆に配布します。そして、引っ越し当日までにすべて終わらせるように進行係を決め、担当者がチェックしましょう。

  • 引っ越しまでのスケジュールと日程
  • 引っ越し準備の役割分担
  • 取引先への移転案内の作成と発送
  • 社用封筒や名刺などの発注
  • 必要なデータのバックアップ

3.新事務所で移転までに行うこと

新事務所に移転する前に済ませておきたいことにはどのようなことがあるのでしょうか?

3-1.新事務所の契約

新事務所の家主やビル管理会社と、賃貸契約を結びます。一般住宅と比べて、事務所の賃貸契約は内容が複雑なため細かい部分まで確認することが大切です。

3-2.新事務所の配置決め

引っ越しの荷物・オフィス家具・OA機器などを運び込む前に、新事務所での配置を決めておかないと混乱してしまいます。配置は、仕事内容・必要な機器の数・従業員数・来客の頻度などいろいろな条件を考えて決めましょう。必要に応じて、プロに依頼するのもおすすめです。また、新しくオフィス家具やOA機器などを購入・リースする場合は、引っ越し日に合わせて手配してください。

3-3.内装工事・インフラ工事の発注

新事務所の内装工事を行う場合は、移転する前に内装業者の手配をして内装工事を済ませておきましょう。また、電気工事・電話工事・空調工事・LAN工事などは各専門会社に依頼します。担当者を決め、各業者への連絡・打ち合わせ・スケジュール調整を行ってください。

4.事務所の移転に伴う各種手続きについて

事務所の移転の前後にはいろいろな手続きが必要です。主なものをご紹介しましょう。

  • 法務局→本店移転、もしくは支店移転登記申請書(移転した日から2週間以内)
  • 税務署→事業年度・納税地・その他変更異動届・給与支払い事業者移転届(移転した日から1か月以内)
  • 都道府県税事務所→納税地、その他変更異動届、自動車税の申告(移転した日から1か月以内)
  • 社会保険事務所→適用事業所所在地、名称変更届(移転した日から5日以内)
  • 公共職業安定所(ハローワーク)→雇用保険事業主事業所各種変更届(変更のあった日から10日以内)
  • 労働基準監督署 →適用事業報告書、建設物・機械等設置移転変更届、名称・所在地変更届、確定保険料申告書、保険関係成立届及び保険料申告書
  • 郵便局→転居届を出す
  • 消防署→防火管理者選任届け出
  • NTT→電話申し込み、旧ビルの電話使用廃止手続き
  • 銀行→取引店変更依頼兼住所変更届出

5.事務所の移転に伴う不用品の処分について

事務所の移転は、たくさんの不用品や粗大ゴミなどが出ます。それらの処分はどのようにしたらいいのでしょうか。いくつか方法があるのでご紹介します。

5-1.自分たちで処分する方法

自分たちでできる不用品の処分方法には、自治体で処分する方法とリサイクルショップに売却する方法があります。

5-1-1.廃棄物収集運搬業者に依頼

事務所を移転する際に出た粗大ゴミは、自治体で回収してもらうことはできません。自治体の許可を受けた廃棄物収集運搬業者に収集を依頼します。また、小さい事務所で排出量が少ない場合は自治体が有料で回収してくれる場合もあるでしょう。依頼できる業者や料金などの詳細は、各自治体によっても詳細が異なるのでホームページでご確認ください。

メリットは、安心安全に処分できること、比較的料金が安いことです。デメリットは、問い合わせや申し込みほか、手配が面倒なことでしょう。

5-1-2.リサイクルショップに売却

オフィス家具や家電などで、まだ使用できるものがあれば、まとめてリサイクルショップに売却する方法もあります。事務所の近くにリサイクルショップがあれば、店頭に持ち込みしてもいいでしょう。宅配や出張で回収を受け付けているショップもあります。

メリットは、不用品をお金に替えることができることで、デメリットは新品や価値のあるものでないと高価買取は期待できないところでしょう。また、自分たちで不用品をショップまで運んだり宅配便で送ったりするのは手間も時間もかかります。

5-2.業者に依頼する方法

不用品の処分は、引っ越し業者や不用品回収業者に依頼することもできます。

5-2-1.引っ越し業者

最近は、引っ越し業者の中には、引っ越し作業だけではなく不用品や粗大ゴミの処分などを行っているところもあります。コンディションのいいオフィス家具などは買取してくれるケースもあるのです。料金は業者や荷物の量などによって大きく異なるので、複数の業者に引っ越し料金と不用品の回収費用を合わせた見積もりを出してもらってから契約しましょう。

メリットは引っ越しから不用品の処分まで、一つの業者にまるごとお願いできるところでしょう。デメリットは、引っ越し料金+不用品回収料金で割高になるところです。また、業者によって金額に大きく差が付くため、慎重に業者選びをしなければならないのもデメリットといえます。

5-2-2.不用品回収業者

不用品回収業者に依頼する方法です。業者によっては、不用品の回収だけではなく、粗大ゴミの片付けや買取を行ってくれるところもあります。また、パソコンの回収&再販を行っている業者の中には、パソコン内のデータ消去サービスや、機密書類溶解処理サービスを行っているところもあるのです。

メリットは、不用品の回収・買取などを一度に済ませることができることでしょう。買取してもらえれば、回収費用と相殺することも可能です。デメリットは、業者によって回収費用が異なるので複数社から見積もりを取り寄せ比較検討して選ばなければならないところでしょう。

回収費用は、業者によって異なります。一例としてダスト.net東京の金額例をご紹介しましょう。不用品が大量にある場合は、同社の定額パックプランがお得です。詳しくは、こちらをごらんください。

5-3.不用品回収業社の選び方

不用品回収業社はたくさんあるので、何を基準に選んでいいのか迷ってしまうものです。選ぶポイントとしては、以下のことをチェックしてください。

  • ホームページで業者の事務所所在地を確認する
  • 電話番号・FAX・メールアドレスなど連絡先が明記してあるか確認する
  • 回収料金が明確
  • 無料で見積もりサービスをしてくれる

6.事務所の移転についてよくある質問

事務所の移転についてよくある質問をご紹介しましょう。

Q.事務所のパソコンはどうやって処分すればいいのでしょうか?
A.パソコンは、法律で購入したメーカーが回収することになっています。メーカーのホームページで「法人用パソコン引き取り方法」を調べてください。また、不要なパソコンを回収してリサイクルする業者でも回収が可能です。

ダスト.net東京では、パソコンの回収と共にデータ消去のサービスも行っております。安心してご利用ください。

Q.引っ越しの荷物をできるだけ減らす方法はありますか?
A.引っ越しの荷造りをするついでに、断捨離をしてみましょう。何年も使っていない書類や資料などは思いきって捨ててはいかがですか。商品在庫などは売却してもいいでしょう。また、書類はデジタルデータ化するとコンパクトになります。

Q.事務所の移転をしたいのですが、いろいろな手配や準備をする時間がありません。
A.引っ越し会社が行っているオフィス移転サービスを利用してみてはいかがでしょう。新しい事務所物件の紹介・家具の準備・内装施工・原状回復工事ほか、事務所移転にまつわるさまざまなサービスを行ってくれます。

Q.事務所の移転はどれくらい前から準備を始めればいいですか?
A.事務所の規模にもよりますが、1年くらいはかけたほうがいいでしょう。新しい事務所をどうしたいのかプランを練る時間・物件探し・手配・荷造りなどやることは山のようにあります。仕事をしながら作業を進めなければならないので、時間には余裕を持つほうがおすすめです。

Q.おしゃれなオフィス家具をそろえたいのですが、新しい事務所を借りるのにお金がかかり予算がありません。
A.オフィス家具をレンタルする方法があります。最近では、おしゃれなオフィス家具を扱っている業者もいるので、好みのものが見付かるでしょう。レンタルなら、初購入するよりも初期費用をおさえることができます。

まとめ

事務所の移転は、新しい物件探し・さまざまな手配・荷物の仕分け・荷造りなど、やることがたくさんありますよね。それらを、仕事と同時進行で行わなければならないので従業員に負担がかかり大変です。スムーズに行うためには、どのように進めるのか流れを把握して、スケジュールを組むことが重要になります。この記事を参考に、自分たちの会社にあった計画を立て、スケジュール表作りを行ってください。
また、不用品や粗大ゴミの処分に困ったら不用品回収・買取業者に依頼すれば、業者が回収に来てくれるため手間も時間もかかりません。ダスト.net東京では、不用品の回収だけではなく、パソコンのデータ消去や機密書類溶解処理サービスも行っています。無料見積もりサービスを行っているのでお気軽にご利用ください。

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