オフィスを移転することになった。準備はどのように進めればいいの?

2.オフィスの移転をスムーズに行うためには従業員の協力が不可欠

オフィスをスムーズに移転させるには、従業員の協力が不可欠です。
オフィスは一般家庭よりもものの種類が少なく、荷造りも楽だと思っている方もいるかもしれません。
しかし、オフィスの移転は引っ越し作業ができる時間が限られています。
自宅の引っ越しならば、夜や休日に引っ越し作業を進められるでしょう。
しかし、夜遅くや休日にオフィスの荷造りをするわけにはいきません。
また、通常の仕事も滞(とどこお)らせるわけにはいかないでしょう。
さらに、取引先に移転の連絡をしたり役所に書類を提出したりもする必要があります。
ですから、従業員に役割分担をして、やるべきことを同時進行で行えるようにしましょう。
また、いくつもの部署がある大きなオフィスの場合は部署ごとに責任者を決めて、引っ越しの準備を進めてもらってください。
誰かひとりに負担が集中すると、ミスが起こりやすいです。

3.オフィス移転の流れとは?

この項では、オフィスを移転させるまでの流れをご紹介していきます。
あくまでも一例ですが、これを参考にして移転の計画を立ててみてください。

3-1.~6か月前まで

オフィスの移転先を決めて契約を交わします。
内装工事が必要ならば、業者との打ち合わせも必要です。
また、現在のオフィスの契約解除を申し出ましょう。
もし、移転先のオフィスと賃貸契約の期間がダブった場合は、二重に家賃が必要な期間が出ますので注意してください。
また、オフィスも原状回復の義務があります。
どこまで原状回復をさせればよいのか、管理会社と話し合いを行いましょう。

3-2.~3か月前

従業員の役割分担を決めます。
また、この時期までに処分する事務用品と新たに購入する用品を決めておきましょう。
さらに、取引先に事務所移転の連絡を出します。
はがきで通知を出しつつ、電話や口頭でも伝えておきましょう。
また、封筒などに電話番号や住所が印刷されている場合は、新しいものを発注しておきます。

3-3.~2か月前

引っ越し業者を決めます。
打ち合わせがすんだら、普段は使わないものから荷造りを始めていきましょう。
就業前や終業後に短時間でも荷造りをしていくと、作業が進みやすいです。
また、インターネットや電話の業者とも打ち合わせをしておきましょう。
引っ越し後すぐに使えなければ困ります。

3-4.~1か月前

役所などに移転の手続きをしに行きます。
同じ市内の場合は、移転をしてから手続きに行った方がスムーズにことが運ぶでしょう。
市や県をまたいだ移転の場合は、転出届と転入届が必要になります。
また、不要な事務用品を引き取ってくれる業者を見つけて依頼しておきましょう。

3-5.~前日

移転してすぐに必要な書類は、目立つ印をつけて荷造りをしましょう。
誰が見ても一目で分かるものがお勧め。
また、移転の日も仕事がある場合は、オフィスにスーツなどを置いておくとよいですね。
引っ越し作業中は汚れてもよい格好をしておきましょう。

3-6.当日

当日は、オフィス家具などのほこりを払いながら運び出しを行います。
大きいものは引っ越し業者が運んでくれるので、従業員は先に移転先に行って荷ほどきをする人と残って掃除をする人に分かれるとよいでしょう。
荷物をすべて運び出したら、管理会社に点検をしてもらいます。

4.移転の際に出る不用品の処分方法とは?

では最後に、オフィスを移転する際に出る不用品の処分方法をご紹介します。
いったいどうすればスムーズに処分できるのでしょうか?

4-1.不用品回収業者に依頼をすると便利

オフィスなどから出る粗大ゴミは、自治体では回収してくれません。
産業廃棄物扱いになるので、会社が不用品を回収してくれる会社に依頼しなくてはならないのです。
インターネットやイエローページを調べれば、オフィスから出る不用品を回収してくれる業者はすぐに見つかるでしょう。
できるだけ早めに候補を見つけ、見積もりを出してもらってください。

4-2.事務用品を買い取ってくれる業者もある

不用品回収業者の中には、事務用品を買い取ってくれる業者もあります。
中古の事務用品は以外に需要があるのです。
「まだ使えるし、捨てるのももったいない」と思うものがあったら、買い取りも行っている業者も探してみましょう。
処分費用が節約できるかもしれません。

4-3.機密書類の処分を行ってくれる業者もある

不用品の中には、顧客の個人情報を記した書類や社外秘のものなどもあるでしょう。
このような機密書類は、不用意に捨てられません。
かといって、勝手に燃やすわけにもいかないでしょう。
このような機密書類も、確実に処分してくれる不用品回収業者があります。
ホームページに機密書類や情報を処分します、と記載してある業者を探してみましょう。
シュレッダーなどにかける方法もありますが、量が多すぎる場合は依頼した方が安全ですし、確実です。

5.おわりに

いかがでしたか?
今回はオフィス移転の準備をスムーズに行う方法などについてご紹介しました。
まとめると

  • オフィスの移転は最低でも半年前から準備を始める。
  • 従業員で引っ越しの役割分担をする。
  • 不用品は回収業者に依頼して引き取ってもらったり売却したりしよう。
  • 機密書類を処分してくれる不用品回収業者もある。
  • 引っ越しの準備は時間をかけて少しずつ行おう。

ということです。
オフィスの移転は、思っている以上にやることがあります。
特に、内装工事やインターネットを開通させる工事をする場合は早めに新しいオフィスを契約しておかないと、間に合わないでしょう。
また、原状回復もどの程度まで行うのかしっかりと話しあい、できれば書面で残しておいてください。
オフィスがひどく汚れることなどめったにありませんが、一室を喫煙室などに使っていた場合はヤニが壁や天井にこびりついて、念入りなクリーニングが必要になることもあるでしょう。
また、備品のカーペットにタバコの焦げあとや飲料のシミなどが残った場合も、修繕費用が必要になることがあります。

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