書類の溶解について知りたい? 処分方法・注意点を詳しく!

書類を安全に処分したいときは、溶解処理をおすすめします。特に、企業の機密事項や個人情報が記載してある書類は、取り扱いに注意が必要です。廃棄するときには、悪意のある第三者の手に渡らないようにしてください。しかし、書類の溶解についてよくわからない人もいることでしょう。そこで、今回は、書類の溶解について詳しく解説します。

  1. 書類の溶解について
  2. 書類の溶解はどんな場合に必要?
  3. 書類の溶解方法について
  4. 書類の溶解業者選びのポイント
  5. 書類の溶解でよくある質問

この記事を読むことで、書類の溶解に関する基本が身につき、適切な方法で処分できます。まずは、記事をじっくり読んでみてください。

1.書類の溶解について

最初に、書類の溶解についてどういうものか、メリットやほかの方法との違いなどを含め、詳しく解説します。

1-1.書類の溶解とはどういうもの?

書類の溶解とは、専用の溶解炉で書類をドロドロの状態に溶かしてしまうことです。溶かしてしまえば、どんな内容が記載してあったのか判断できません。そのため、機密文書の処分に向いています。

1-2.書類の溶解のメリットやほかの方法との違い

書類の溶解には、以下のようなメリットがあります。

  • 完全に読み取れなくなるので情報流出の心配がない
  • 大量の書類でも溶解炉に投げ込むだけで処分ができる
  • 金属クリップやバインダーを外す必要がない(溶解炉で分離できる)
  • ​溶解後は再生紙にリサイクル可能

書類の処分方法には、シュレッダーでの裁断や焼却処理もあります。しかし、シュレッダー処分は貼り合わせれば解読が可能です。焼却処理は、処分費用や手間がかかり、環境にもやさしくないため、おすすめできません。

1-3.書類の溶解に関する注意点

溶解炉に入れた後の書類は、元に戻すことができません。本当に溶解処分していいものか、きちんと確認してから依頼しましょう。また、依頼するときの段ボール箱の表記にも注意してください。企業内では問題ない表記であっても、外部から重要書類であることが判明すると、盗難などのリスクが高まるので気をつけましょう。

2.書類の溶解はどんな場合に必要?

書類の溶解は、どんな内容・どんな場合に必要か解説します。

2-1.どんな書類を溶解すべきか

以下のような書類は、溶解処分が安心です。

  • 企業の機密文書
  • 取引先や顧客名簿など個人情報を含む文書
  • 製品設計図

2-2.どんな場合に溶解すべきか

書類の溶解は、以下のようなときに必要です。

2-2-1.引っ越しをするとき

引っ越しのときには、荷物を減らす必要があります。そこで、不要になった書類を安全に処分するためにも、溶解がおすすめなのです。引っ越しはやるべきことが多いため、書類の処分が適当になることがあります。どさくさに紛れて書類が紛失した結果、情報流出したのでは困るので、きちんと溶解処分しましょう。

2-2-2.書類整理をするとき

書類整理をするときにも、書類の処分が必要になることがあります。特に、古い顧客名簿で不要なものは、確実に処分するためにも溶解を依頼しましょう。また、重要書類ではなくても、大量に処分する必要があるときは、シュレッダーなどの方法より溶解が効率的です。

2-2-3.廃業するとき

廃業するときにも、取引先情報や顧客情報などを廃棄する必要があります。廃業するからといって適当に処分するのはいけません。取引先情報や顧客情報が流出した場合、廃業後であっても損害賠償を請求される可能性があります。情報流出を避けるためにも、重要書類に関しては溶解処分をしてください。

3.書類の溶解方法について

書類の溶解方法や手順、セキュリティーの問題など詳しく解説します。

3-1.書類の溶解方法と手順

業者に書類の溶解した場合の方法や手順は、当ダストネット東京の機密情報処理サービスを参考にしてください。

  1. 依頼者から受け取った書類(段ボール箱入り)をリサイクル工場まで運搬する
  2. 開封せずに箱ごと溶解炉に投入する
  3. 溶解処理を行い、完全に内容を読み取ることができない状態にする
  4. 溶解後はトイレットペーパーなど再生紙にリサイクルする

3-2.書類の溶解のセキュリティーについて

書類を溶解する際、業者の人間が内容を目にするようでは困ります。最悪の場合、情報が業者から流出する可能性もあるのです。書類の受け取りから処理完了まで、まったく内容を見ないままに処分してもらいましょう。業者に依頼するときには、処分手順を具体的に確認し、不安があるときは必ず説明を受けてください。

4.書類の溶解業者選びのポイント

安心して依頼するためにも、業者選びはしっかり行いましょう。選び方のポイントや料金をなど、詳しく解説します。

4-1.業者選びのポイントをチェック

書類の溶解は、以下の条件が当てはまる業者に依頼すると安心です。

  • 書類の溶解で豊富な実績がある
  • 料金がリーズナブル
  • 溶解方法や手順を具体的に明示している
  • セキュリティーに十分な配慮がある
  • 顧客から評判がいい
  • 溶解後は適切にリサイクルしている
  • 産業廃棄物収集運搬許可などを得ている

なお、当ダストネット東京でも、書類の溶解サービスを行っています。受け取りから溶解完了まで責任を持ってお受けしていますのでぜひご利用ください。

4-2.書類の溶解の料金について

業者に書類の溶解を依頼した場合、段ボール箱ひとつにつき1,000~2,000円程度が相場となります。ただし、処分する書類が大量にある場合は、業者に見積もりをもらって確認しましょう。なお、当ダストネット東京では、段ボール箱ひとつにつき1,200円でお受けしているのでお気軽にご相談ください。

4-3.書類の溶解業者に関する注意点

書類の溶解は、信頼できる業者に依頼することが大切です。万が一、機密情報や個人情報が流出したら大きな損害になるだけでなく、社会的な信用も失ってしまいます。悪質な業者は、依頼された書類を溶解せず、第三者に渡す可能性も否定できません。業者選びの際は、実績の豊富さや顧客からの信頼度などを十分に考慮してください。電話勧誘や訪問営業を主に行っている業者は、産業廃棄物収集運搬許可を得ていないなど不法営業をしているところも多いため、契約しないようにしましょう。

5.書類の溶解でよくある質問

最後に、書類の溶解でよくある質問に回答します。参考になるので目を通しておいてください。

Q.書類は必ず段ボール箱に入れるべきですか?
A.溶解処理を依頼する場合は、必ず依頼者が段ボール箱に入れて封をしてください。封筒などでは、破れてしまう可能性が高くなります。情報流出を完全に防ぐためにも、書類の内容が第三者の目に入るリスクがあってはなりません。少量であっても、必ず段ボール箱に入れて渡しましょう。

Q.溶解後にリサイクルできるのはどうしてですか?
A.書類は、溶解することで細かな繊維となり、リサイクル処理が簡単になります。溶解後は、再生紙としてトイレットペーパーや雑誌などに生まれ変わることが可能です。環境への配慮を考えるのなら、焼却処理よりもはるかにいい方法であることは間違いありません。

Q.業者に溶解を依頼した書類を一部返却してほしいのですが?
A.業者に手渡した後は、基本的にすぐ溶解処分に回しているため、取り戻すことは難しいでしょう。もしも、溶解炉に投入する前であっても、業者が機密文書に触れることはしません。従って、可能な場合は、箱ごと返却してもらうように依頼してください。

Q.フロッピーディスクやCDなども同時に溶解できますか?
A.基本的には、紙の書類だけの処分方法です。少量の金属クリップやバインダーは対応できますが、フロッピーディスクやCDは溶解できません。別途、データ消去後に廃棄処分を行ってください。なお、フロッピーディスクやCDは、物理的に裁断してしまうことが最も確実な方法です。

Q.「サービスで書類の溶解が無料」と言われたのですが信頼できますか?
A.書類の溶解は、何かと手間がかかるものです。また、責任を持って行う必要があるため、無料で行っている業者はほぼいません。悪質業者の中には、無料で行うと言いながら書類の横流し(企業情報を購入する業者への売却)をしているところもあります。不審な点がある業者は、信頼しないでください。

まとめ

今回は、書類の溶解について詳しく解説しました。機密事項や個人情報など、他人に知られたくない内容の書類は、慎重に処分する必要があります。シュレッダーで裁断するだけでは、紙くずから情報を読み取られてしまう可能性もあるので注意しましょう。安心して処分するための方法としては、溶解が一番適しています。業者に依頼するときは、溶解方法や信頼度を確認してからにしましょう。書類の溶解で実績が豊富にあり、顧客からの評判がいい業者なら安心です。

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